1. ΣΚΟΠΟΣ
Η επιτυχία της εταιρίας ΜΥΛΟΙ ΘΡΑΚΗΣ Ι. ΟΥΖΟΥΝΟΠΟΥΛΟΣ Α.Ε. («Εταιρία»), εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αξιοπιστία και την εμπιστοσύνη όλων των ενδιαφερομένων και, ιδιαίτερα, των εργαζομένων, πελατών και προμηθευτών της. Η προάσπιση του εταιρικού σκοπού της Eταιρίας, ήτοι η παροχή υψηλής ποιότητας, ασφαλών και αποτελεσματικών προϊόντων απαιτούν υψηλές αξίες και αρχές.
Οι απαιτήσεις για ακεραιότητα και διαφάνεια είναι ιδιαίτερα αυξημένες και αφορούν κάθε έκφανση της λειτουργίας της Εταιρίας. Όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες και οι σχέσεις της Eταιρίας αναμένεται να διέπονται από τη μέγιστη ηθική ακεραιότητα και σύμφωνα με τα υψηλότερα δεοντολογικά πρότυπα. Η Εταιρία δεν προτίθεται να ανεχθεί οποιαδήποτε περιστατικά δωροδοκίας και διαφθοράς, επιδεικνύοντας μηδενική ανοχή σε τέτοια φαινόμενα, όπως καθίσταται σαφές και από τον Κώδικα Δεοντολογίας της.
Για αυτόν το λόγο, η Εταιρία θέτει σε ισχύ την παρούσα Πολιτική για την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς («Πολιτική») και με μεγάλη υπευθυνότητα και επιχειρηματική ακεραιότητα δεσμεύεται να καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για τη διασφάλιση της διαφάνειας και της νομιμότητας.
Οι βασικοί στόχοι της Εταιρίας:
- Αδιάλειπτη τήρηση όλων των νομικών και κανονιστικών απαιτήσεων που σχετίζονται με την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς
- Καθολική απαγόρευση πράξεων δωροδοκίας και διαφθοράς από το σύνολο των εργαζομένων και των συνεργαζόμενων μερών
- Μηδενική ανοχή στις δωροδοκίες και κάθε είδους διεφθαρμένες δραστηριότητες
- Ορισμός κανόνων και εν γένει κουλτούρας με σκοπό την αποφυγή και την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς στις συναλλαγές με κάθε τρίτο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, φορέα ή δημόσια αρχή
- Διασφάλιση του μηχανισμού διαχείρισης καταγγελιών με τήρηση εμπιστευτικότητας και εχεμύθειας
- Ενθάρρυνση των εργαζομένων για αναφορά περιστατικών με καλή πίστη, με βάσιμες υποψίες και χωρίς το φόβο αντιποίνων
- Αξιολόγηση της διακινδύνευσης που αφορά σε ζητήματα κατά της δωροδοκίας και της διαφθοράς τα οποία μπορεί να εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης των δραστηριοτήτων της
- Ενημέρωση του προσωπικού ώστε να επιτύχουμε τη ζητούμενη ευαισθησία κατά της δωροδοκίας και της διαφθοράς.
2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Η Πολιτική εφαρμόζεται σε όλους τους εργαζομένους και συνεργάτες της Εταιρίας ανεξαρτήτως θέσης, συμπεριλαμβανομένων και των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου της. Επίσης διέπει και κάθε άλλο τρίτο πρόσωπο που ενεργεί για λογαριασμό της.
Η προσωπική δέσμευση όλων των στελεχών και ανώτερων διευθυντών της Εταιρίας για την προώθηση μίας κουλτούρας κατά της δωροδοκίας έχει στρατηγικό ρόλο στην προαγωγή της νομιμότητας και τη δέσμευση της Εταιρίας στις αρχές της ηθικής και της ακεραιότητας.
Ταυτοχρόνως, οι εργαζόμενοι της Εταιρίας ανεξαρτήτως της λειτουργίας, θέσης, ρόλου ή καθηκόντων τους, οφείλουν να γνωρίζουν ότι η μακροπρόθεσμη επιχειρηματική επιτυχία μπορεί να επιτευχθεί μόνο στο πλαίσιο συμμόρφωσης με τις Πολιτικές της Εταιρίας που προάγουν τις ανωτέρω αρχές.
3. ΜΟΡΦΕΣ ΔΙΑΦΘΟΡΑΣ ΚΑΙ ΔΩΡΟΔΟΚΙΑΣ
Η Εταιρία τάσσεται εναντίον κάθε μορφής διαφθοράς και δωροδοκίας είτε διαπράττεται άμεσα είτε έμμεσα μέσω τρίτων προσώπων.
3.1. Ορισμοί
Διαφθορά: η κατάχρηση εξουσίας, θέσης ή ιδιότητας για προσωπικό όφελος (χρηματικό και/ή μη χρηματικό). Ενδεικτικά περιλαμβάνει καταστάσεις όπως, τη δωροδοκία/ δωροληψία, τον εκβιασμό, το νεποτισμό, την υπεξαίρεση χρημάτων, την σύγκρουση συμφερόντων.
Δωροδοκία: οποιασδήποτε μορφής υπόσχεση ή παροχή ή προσφορά ή αποδοχή, άμεσα ή έμμεσα, σε/από απασχολούμενο υπό οποιαδήποτε σχέση στο δημόσιο και/ή στον ιδιωτικό τομέα, ωφελημάτων οποιασδήποτε φύσεως για τον ίδιο ή για τρίτο, με σκοπό την πλημμελή εκτέλεση των καθηκόντων του.
Παραδείγματα πληρωμών και δραστηριοτήτων που εμπίπτουν στις κατηγορίες δωροδοκίας:
(α) χρηματικά δώρα – μετρητά ή ισοδύναμα,
(β) προσωπικές χάρες και ανταποδοτικά οφέλη,
(γ) παράνομες προμήθειες,
(δ) υπόσχεση για πρόσθετες επιχειρηματικές δραστηριότητες,
(ε) ακριβά ταξίδια, διαμονή και συμμετοχή σε εκδηλώσεις χωρίς επαγγελματικό περιεχόμενο,
(στ) ατομικές ή οικογενειακές δαπάνες που καλύπτονται από κάποιον άλλον (προπληρωμένες κάρτες ή δωροκάρτες),
(ζ) δάνειο από προμηθευτή που δεν αποπληρώνεται ποτέ,
(η) απαίτηση από δημόσιο υπάλληλο να πληρωθεί προκειμένου να εκτελεστεί μια πράξη.
3.2. Νομικό Πλαίσιο της Πολιτικής
Η δωροδοκία απαγορεύεται ρητά τόσο από την ελληνική νομοθεσία και συγκεκριμένα τον Ελληνικό Ποινικό Κώδικα όσο και από λοιπά ευρωπαϊκά και διεθνή κείμενα, όπως η Σύμβαση του Οργανισμού Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ) για την Καταπολέμηση της Δωροδοκίας.
Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, η δωροδοκία διακρίνεται σε ενεργητική και παθητική:
(α) Ενεργητική δωροδοκία: κάποιος που υπόσχεται ή παρέχει σε υπάλληλο, άμεσα ή με τη μεσολάβηση τρίτου, οποιασδήποτε φύσης αθέμιτα ωφελήματα, για ενέργεια ή παράλειψή του, που ανάγεται στα καθήκοντά του ή αντίκειται σε αυτά.
(β) Παθητική δωροδοκία: υπάλληλος, ο οποίος, κατά παράβαση των καθηκόντων του, ζητεί ή λαμβάνει, άμεσα ή με τη μεσολάβηση τρίτου, για τον εαυτό του ή για τρίτο, πάσης φύσεως αθέμιτα ωφελήματα, για ενέργεια ή παράλειψή του, που ανάγεται στα καθήκοντά του ή αντίκειται σε αυτά.
3.3. Συναλλαγές με Δημόσιους Αξιωματούχους και επιχορηγήσεις σε Πολιτικά Κόμματα
Απαγορεύεται ρητά η παροχή, προσφορά ή υπόσχεση οποιουδήποτε οφέλους σε Δημόσιους Αξιωματούχους ή Πολιτικά Κόμματα, άμεσα ή έμμεσα.
Ως «κυβερνητικοί αξιωματούχοι» θεωρούνται οι ακόλουθοι:
- Αξιωματούχοι, υπάλληλοι ή εκπρόσωποι οποιασδήποτε κυβέρνησης, τμήματος, φορέα, αρχής, οργάνου ή δημόσιου διεθνούς οργανισμού
- Πρόσωπα που ενεργούν για λογαριασμό της κυβέρνησης
- Υπάλληλοι ή οντότητες που ανήκουν ή ελέγχονται από την κυβέρνηση
- Υποψήφιοι για πολιτικά και αυτοδιοικητικά αξιώματα
Η απαγόρευση αυτή ισχύει για: α) οποιεσδήποτε χρηματικές συνεισφορές ή συνεισφορές άλλων περιουσιακών στοιχείων της Εταιρίας, για πολιτικούς λόγους, β) ενθάρρυνση εργαζομένων να προβούν σε οποιαδήποτε τέτοιου είδους συμβολή σε ατομικό επίπεδο ή γ) ανταμοιβή ή επιβράβευση εργαζόμενου για τέτοιου είδους επιχορηγήσεις και συνεισφορές.
Στην περίπτωση που ένας Κυβερνητικός Αξιωματούχος απαιτήσει δωροδοκία ή καθυστερήσει την απόφασή του ή αποφανθεί ενάντια στα συμφέροντα της Εταιρίας υπό την πίεση της δωροδοκίας, ο εμπλεκόμενος υπάλληλος της Εταιρίας οφείλει να τηρήσει απρόσκοπτα τη νομιμότητα και τα χρονοδιαγράμματα που ορίζει η κάθε διαδικασία και να καταστήσει σαφές ότι δεν προτίθεται να δωροδοκήσει με σκοπό τη διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
3.4. Δώρα και Φιλοξενία
Η Πολιτική δεν απαγορεύει τη λογική, εύλογη και θεμιτή φιλοξενία (την προσφορά ή την αποδοχή της) προς ή από τρίτους, εάν ο σκοπός της είναι να βελτιώσει την εικόνα της Εταιρίας, την παρουσίαση των υπηρεσιών της ή την καθιέρωση ή διατήρηση των συναφών επιχειρηματικών σχέσεων. Επιτρέπεται στο Προσωπικό να προσφέρει ή να λαμβάνει δώρα ή φιλοξενία σε επίπεδο εύλογο, αναλογικό, δικαιολογημένο και σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική. Βάσει του Κώδικα Δεοντολογίας της Εταιρίας, επιτρέπονται μόνο κατά περίπτωση τα επαγγελματικά δώρα και με σκοπό την προαγωγή της καλής πίστης, εφόσον αυτά έχουν αξία έως 100€ και σίγουρα δεν ξεπερνούν τα 200€ ετησίως ανά δωρητή.
Εάν οποιοσδήποτε εκπρόσωπος ή υπάλληλος δυσκολεύεται να προσδιορίσει εάν ένα συγκεκριμένο δώρο βρίσκεται στα όρια της αποδεκτής επιχειρηματικής πρακτικής, οφείλει να ζητήσει καθοδήγηση από το Διευθυντή της Εταιρίας, τον Προϊστάμενο του ή το Νομικό Τμήμα/Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, οι οποίοι θα τον καθοδηγήσουν εφαρμόζοντας πάντα τις αρχές της παρούσας Πολιτικής.
3.5. Φιλανθρωπικές συνεισφορές
Η φιλανθρωπική υποστήριξη και οι δωρεές είναι αποδεκτές και ενθαρρύνονται είτε πρόκειται για υπηρεσίες σε είδος, γνώσεις, χρόνο, είτε για άμεσες οικονομικές συνεισφορές. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι προσεκτικοί για να διασφαλίζουν ότι οι φιλανθρωπικές εισφορές δε χρησιμοποιούνται ως όχημα για την απόκρυψη δωροδοκίας. Οι φιλανθρωπικές δωρεές θα πρέπει να είναι νόμιμες, ηθικές και εγκεκριμένες από τον Προϊστάμενο ή Διευθυντή της Εταιρίας ή το Νομικό Τμήμα/Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης σύμφωνα με τους νόμους και πρακτικές της Εταιρίας.
4. ΣΥΓΚΡΟΥΣΕΙΣ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΩΝ
Οι συγκρούσεις συμφερόντων προκύπτουν όταν το συμφέρον κάποιου ατόμου παρεμβαίνει ή φαίνεται να παρεμβαίνει στα συμφέροντα της Εταιρίας. Παραδείγματα περιπτώσεων όπου ενδέχεται να προκύψει σύγκρουση συμφερόντων περιλαμβάνουν το προσωπικό συμφέρον σε μια σύμβαση, την εργασιακή απασχόληση εκτός της Εταιρίας, τη χρήση των πληροφοριών εμπιστευτικού χαρακτήρα της Εταιρίας σε μια προσωπική συναλλαγή ή την επιδίωξη ή αποδοχή δώρων ή ψυχαγωγίας πέραν του καθορισμένου επιτρεπτού ορίου.
5. ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ
Πρέπει να τηρούμε οικονομικά αρχεία και να έχουμε τους κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους που θα αποδεικνύουν τον επιχειρηματικό λόγο για την πληρωμή σε τρίτα μέρη. Η Εταιρία τηρεί αρχείο για τα δώρα, τις φιλοξενίες και τις φιλανθρωπικές συνεισφορές που λαμβάνονται ή προσφέρονται, τα οποία υπόκεινται σε διοικητικό έλεγχο.
Όλοι οι λογαριασμοί, τα τιμολόγια, τα υπομνήματα και άλλα έγγραφα και αρχεία που σχετίζονται με συναλλαγές με τρίτα μέρη, όπως πελάτες, προμηθευτές και επαγγελματικές επαφές, διατηρούνται με ακρίβεια και πληρότητα. Παραλείψεις ενημέρωσης και καταχώρησης τέτοιων συναλλαγών δε γίνονται αποδεκτές, καθότι ενδέχεται να εμπεριέχουν ακατάλληλες πληρωμές.
6. ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΠΑΡΑΝΟΜΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ
Οι εκπρόσωποι και υπάλληλοι της Εταιρίας αναμένεται να αναφέρουν τις ύποπτες παραβιάσεις ή τις κινήσεις που συγκρούονται με την παρούσα Πολιτική, είτε στον Προϊστάμενο τους, είτε στο Διευθυντή της Εταιρίας.
Η Εταιρία απαγορεύει αντίποινα εναντίον οποιουδήποτε εκπροσώπου ή υπαλλήλου, ο οποίος αναφέρει με καλή πίστη μια πιθανή παράβαση.
Η διαδικασία για την υποβολή, διαχείριση και διερεύνηση οποιασδήποτε αναφοράς/καταγγελίας, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική, καθώς και οι αρχές που διέπουν την ανάλυση των δεδομένων, την τήρηση του όποιου αρχείου, την προστασία των προσωπικών δεδομένων και την προστασία από πράξεις αντιποίνων σε αναφορά/καταγγελία περιγράφονται λεπτομερώς στην Πολιτική Αναφορών – Whistleblowing της Εταιρίας.
7. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ
Η Πολιτική εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρίας, κοινοποιείται στους εργαζομένους της και αναρτάται επικαιροποιημένη στην ιστοσελίδα της.
Το Νομικό Τμήμα/Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα και εισηγείται την αναθεώρηση της Πολιτικής, λαμβάνοντας υπόψη την καταλληλόλητα, επάρκεια και αποτελεσματικότητά της.
Οι εργαζόμενοι οφείλουν να έχουν διαβάσει, να έχουν κατανοήσει και να συμμορφώνονται με αυτήν. Σε περίπτωση ερωτήσεων ή προβληματισμών μπορούν να επικοινωνούν με τον Προϊστάμενό τους ή το Νομικό Τμήμα/Τμήμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης.
Αλεξανδρούπολη, Ιανουάριος 2024
